Algunos asistentes a las reuniones de asamblea se oponen a que estas sean grabadas por parte de alguno de los asistentes, administradores o apoderados, bajo el argumento que se viola el derecho a la intimidad. Grande error, pues la grabación es el derecho que tiene quien va a impugnar la fidelidad del acta que se realiza.

Si la grabación tiene como objeto facilitar al administrador la redacción del acta y así reflejar con mayor exactitud lo acontecido en las juntas, esta se puede realizar sin necesidad del consentimiento de la asamblea general de propietarios. La grabación es muy útil si, las reuniones se caracterizan por reiterados conflictos o, incluso, impugnaciones de los acuerdos adoptados.

No existe violación a la intimidad personal cuando se graban las reuniones de asamblea por parte de cualquiera de las personas que tengan el derecho a participar en ella. Pues en la reunión los temas a tratar son necesariamente relacionados con la entidad.

El Concepto 220-000773 de 2002 de Supersociedades, enumera 3 aspectos, donde se puede concluir sobre la validez de grabar las reuniones, bien en las sociedades mercantiles como en las entidades sometidas al régimen de propiedad horizontal. Que aplica válidamente por analogía:

1. Derecho de la sociedad a que se guarde reserva de las deliberaciones sociales
   
   
• La reserva de las deliberaciones sociales es consecuencia del carácter contractual de la sociedad, más que una expresión de un derecho fundamental a la intimidad del sujeto jurídico surgido de la constitución legal de la compañía.
  
  
• Se trata entonces de una consecuencia del carácter relativo, esto es, entre las partes, o "entre ellas" de la relación jurídica patrimonial que se constituye y regula mediante el contrato de sociedad; y no puede confundirse con la reserva documental que ampara las actas y demás documentos sociales.
  
  
• La reserva acerca de lo ocurrido en la reunión se vulneraría, por ejemplo, si un socio pretendiera que, sin contar con la autorización de la junta o asamblea de asociados, una reunión fuera presenciada por periodistas o retransmitida en medios públicos.
  
  
• Documentar en forma individual, por escrito, magnetofónica o audiovisualmente, lo ocurrido en la reunión, no constituye una conducta que lesione la reserva de las deliberaciones. Cosa distinta es la utilización que de dicha documentación haga el socio, al igual que las consecuencias legales que puedan nacer de dicha utilización.
  
  
2. Derecho individual de los socios que intervienen en las deliberaciones consistentes en que se guarde reserva acerca de sus participaciones en las reuniones sociales
   
   
• Cuando los socios intervienen en una reunión de una sociedad comercial, lo hacen en ejecución de un contrato del cual son parte. No es esa la expresión de un acto propio de la intimidad personal.
  
  
• Puede darse el caso de socios excéntricos o extrovertidos que encuentren que su personalidad se desarrolla si ventilan su intimidad en una junta de socios.
  
  
• Tales supuestos no resultan relevantes, de manera que cuando la participación de los socios en las reuniones tiene que ver con los asuntos sociales, inclusive en el caso de las sociedades familiares, dicha participación debe ser examinada con base en las reglas del contrato, cuyo contenido patrimonial es importante poner de relieve.
  
  
• El derecho a la reserva respecto de las participaciones en las reuniones que no comporten delitos es claro tratándose de terceros extraños al contrato social.
  
  
• Hay que destacar la diferencia entre la documentación individual de lo ocurrido en la reunión y la utilización que se haga de dichos documentos.
  
  
3. Derecho individual de todo socio a documentar, individualmente también, lo ocurrido en la reunión.
   
   
• El alcance de los derechos individuales de los socios, correlativamente implican las obligaciones resultantes de los límites derivados del interés social y, en general, del deber de colaboración propio del contrato social, así como de la obligación legal de comportarse de buena fe con ocasión de su ejecución.
  
  
• Los socios tienen derecho a impugnar las decisiones sociales en las actas, y el video puede ser uno de los medios de prueba más relevantes a considerar, partiendo de un supuesto básico, a saber, que la discusión judicial acerca de la veracidad o fidedignidad de un acta se refiera a aspectos relevantes de la reunión desde el punto de vista del contrato social.
  
  
• De lo anterior se concluye que si esta cuestión llegara a involucrar algún derecho fundamental de reserva o de intimidad, habría que sopesarlo frente al debido proceso que tiene todo socio interesado en impugnar la fidedignidad de un acta.
  
  
• Cosa distinta es la utilización indebida o la custodia negligente del documento privado que cada socio pueda haber producido, eventos éstos que sí pueden vulnerar derechos de otros socios y de la propia sociedad, vulneración cuyas consecuencias jurídicas, incluso penales, dependen de cada caso en concreto.

En conclusión…

• Tomar notas personales de la reunión o grabar en medios magnetofónicos o audiovisuales, no afecta el derecho de reserva de la sociedad, ni afecta esferas personales ajenas por una supuesta apropiación indebida de la imagen o de la voz de los consocios.



• Esta conducta le impone al socio la obligación de custodiar y de no utilizar indebidamente su documento, de la misma forma en que está obligado a no utilizar la información conocida en la reunión en detrimento de los intereses legítimos de la sociedad.



• La divulgación de información reservada, que conste o no en actas, es decisión privativa e indelegable que le corresponde a la sociedad a través de sus órganos competentes.