Realizadas las asambleas, las decisiones tomadas se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria; además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.

En los eventos en los que la asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su efecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.

Es conveniente señalar que el acta no tiene que ser la transcripción literal de todo lo dicho y manifestado por los asistentes en la asamblea, basta, como lo establece la ley con señalar en la misma las diferentes decisiones tomadas; tampoco es necesaria la comisión verificadora del acta, ya que la misma ley ordena la publicación del acta, por lo tanto, todos los residentes de la copropiedad serán veedores de su contenido, pues para nadie es un secreto que las comisiones de verificación, en muchos casos, son más un obstáculo para la elaboración del acta que una verdadera ayuda.

Las actas deben encabezarse con su número y expresar cuando menos: el lugar, la fecha y hora de la reunión; la forma y antelación de la convocatoria, la lista de los asistentes y su calidad, los asuntos tratados, las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco, las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión, las designaciones efectuadas y la fecha y hora de su clausura. (Art. 47 Ley 675 de 2001 en concordancia con el Art. 431 Código de Comercio-C.CO.). 

Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Cuando se trate de hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto.

Los simples errores de transcripción, se pueden salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios, se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación  suscrita por el responsable de la anotación, con indicación de su nombre completo.

En el caso de reuniones no presenciales y por comunicación escrita las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarles a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes en que se concluyó el acuerdo. Finalmente es de recordar que de conformidad con lo señalado en el Artículo 431 del Código de Comercio, la firma del presidente y secretario de la reunión, pueden sustituirse con la firma del revisor fiscal, en caso de que los primeros se nieguen o les sea imposible firmar el acta, y siempre y cuando el revisor fiscal hubiere concurrido a la correspondiente reunión;  bajo la consideración de que al tenor del Artículo 231 del C.Co., le asiste el derecho de intervenir en las deliberaciones cuando sea citado.

De no ser posible lo anterior y dado que la finalidad de la firma del acta, es la de dotarla como documento de suficiente valor probatorio, se podrá optar por la inclusión de las decisiones de las que da cuenta el acta que carece de firmas en un acta posterior y por ende correspondiente a una nueva reunión, en la que la misma asamblea consienta expresamente incluir. De esta manera la misma asamblea subsanará la omisión, reafirmando las decisiones adoptadas en la reunión anterior y aceptando la expresión probatoria de ello, mediante la respectiva constancia en el acta de ésta nueva reunión.

Fuente: Doctor Jorge Orlando León Forero